Lancement de projet
Un peu de planification peut conduire à un plus grand succès. Organisez une réunion de lancement pour votre équipe de projet afin de vous accorder sur l'objectif du projet et la manière dont vous travaillerez ensemble pour y parvenir.
Temps de préparation
30 m
Durée
90 m
Personnes
3 à 14
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Déterminez les membres de l'équipe de projet et leurs rôles.
- Définissez la vision, la mission et les tests de mission du projet.
- Faites en sorte que votre équipe s'accorde sur l'objectif du projet et la manière dont vous travaillerez ensemble pour y parvenir.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion.
- Outil de collaboration digitale (voir les modèles).
- Facultatif : un tableau blanc réel, des marqueurs, un chronomètre et des post-its.
Ressources du scénario
Comment planifier le lancement d'un projet
Réunissez votre équipe au début d'un projet pour vous mettre d'accord sur ce que vous considérez être un succès et commencer à élaborer un plan pour y parvenir.
Qu'est-ce que le lancement d'un projet ?
Une réunion de lancement de projet est la première réunion entre l'équipe du projet et le client du projet (le cas échéant). Cette réunion permet de définir l'objectif, les rôles, les responsabilités et les indicateurs de réussite du projet.
Pourquoi exécuter le scénario Lancement de projet ?
Démarrer un projet sans réunion de lancement, c'est comme commencer un voyage en voiture sans carte ni itinéraire. Vous perdrez probablement beaucoup de temps, d'argent et d'énergie pour arriver à destination, si tant est que vous y arriviez. L'exécution du scénario de lancement de projet permet de définir les conditions d'une collaboration harmonieuse et de la réussite du projet.
Quand devez-vous organiser une réunion de lancement de projet ?
Le lancement du projet a généralement lieu après l'énoncé des travaux ou une fois que l'affiche de projet a été finalisée et que tout le monde est prêt à se lancer.
Les avantages des réunions de lancement de projet
La réunion de lancement est l'occasion pour l'équipe de s'accorder sur le « qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment » du projet.
Des études montrent que le consensus autour de plusieurs des thèmes abordés lors du lancement d'un projet présente des avantages indéniables :
- Les rôles sont clairement définis
Une définition claire des rôles et des responsabilités permet d'obtenir de meilleurs résultats en améliorant la communication, la coordination, la confiance et la satisfaction des membres de l'équipe. - Le cadre est fixé en renforçant le sentiment de sécurité psychologique
Les équipes avec des normes bien définies qui favorisent la collaboration et le dialogue ouvert obtiennent de meilleurs résultats. - La vision est évidente
Lorsque les employés comprennent la vision (ou pourquoi leur travail est important et comment il affecte les autres), leurs performances professionnelles, leur persévérance et leur productivité augmentent. - Les critères de réussite ou les tests de mission sont clairs
Les exigences floues entraînent des révisions coûteuses. En définissant les critères de réussite et en corrigeant les problèmes dès le début, on réduit souvent la confusion et les coûts ultérieurs.
1. Identifier les collaborateurs du projet
Durée estimée : 10 MIN
Avant de lancer ce scénario, identifiez votre sponsor de projet, votre chef de projet, votre animateur, votre équipe de base et les parties prenantes. (Un membre de l'équipe peut assumer plusieurs rôles.)
- Sponsor de projet (également appelé sponsor exécutif) : principale partie prenante qui a le plus à gagner ou à perdre avec la livraison de votre projet
- Chef de projet : définit la vision de ce que l'équipe accomplit et pourquoi elle le fait
- Animateur : chargé d'assurer la fluidité de la réunion de lancement et de maintenir l'attention
- Équipe de base : les personnes qui travaillent sur le projet
- Parties prenantes : toute personne disposant d'informations ou d'un feedback, ou ayant un intérêt particulier dans le résultat du projet
Astuce : ADAPTEZ-VOUS À VOTRE ÉQUIPE
Le scénario de lancement de projet est flexible et peut facilement être adapté. Utilisez les autres scénarios de la section « Variations » ci-dessous comme source d'inspiration pour personnaliser le programme de votre équipe.
Il n'est pas nécessaire de participer à toutes les étapes du lancement. Réservez les variations que vous ajoutez pour l'équipe principale.
2. Fixer le cap
Durée estimée : 20 MIN
Réunissez le sponsor de projet, le chef de projet et l'animateur pour déterminer la vision, la mission et les tests de mission d'un projet dans un document collaboratif, comme une page Confluence, un tableau blanc ou un tableau Trello. Le reste de l'équipe de projet participera à une lecture silencieuse de 5 minutes de l'affiche de projet.
L'équipe révisera ensuite ces éléments lors de la réunion de lancement :
- Vision : votre « pourquoi » ou l'incidence que votre équipe aura une fois le projet terminé. Pourquoi réaliser ce projet ?
- Mission : votre « quoi » et votre « comment ». Qu'essayez-vous d'accomplir ? Comment allez-vous concrétiser votre vision ?
- Tests de mission : votre « quand ». À quoi ressemblera la réussite de ce projet ? Ces tests indiquent si votre mission est sur la bonne voie et créent une définition commune de ce qui est « terminé ».
3. Laissez la parole à votre sponsor
Durée estimée : 5 min
Invitez votre sponsor de projet à lancer la réunion en souhaitant la bienvenue aux participants et en présentant rapidement le projet et sa pertinence par rapport à l'organisation. Si votre sponsor n'est pas disponible pour participer à la réunion, vous pouvez lui demander d'enregistrer à l'avance une petite vidéo, comme un Loom, pour la montrer au groupe.
4. Préparez le terrain
Durée estimée : 5 min
Au début de la réunion de lancement du projet, présentez un aperçu de l'ordre du jour, ainsi que quelques accords mutuels afin de garantir la productivité des discussions :
- Collaboration : travaillons ensemble pour mettre en place ce projet et en assurer le succès.
- Qualité suffisante : visons le progrès, pas la perfection. Recueillons suffisamment d'informations pour parvenir à une compréhension commune, puis continuons à l'affiner à l'avenir.
- Possibilité : suspendons tout jugement sur ce qui a été et gardons l'esprit ouvert sur ce qui pourrait être.
5. Brisez la glace
Durée estimée : 10 min
Commencez par une courte activité brise-glace pour que tout le monde soit concentré et dans le bon état d'esprit.
Si les membres du groupe ne se connaissent pas encore, demandez à chacun de se présenter, d'expliquer son rôle dans le cadre du projet et de répondre à une question destinée à briser la glace. (Reportez-vous au scénario Activités destinées à briser la glace pour trouver des idées.)
Si le groupe se connaît déjà, passez directement à l'activité brise-glace.
6. Affinez la vision, la mission et les tests de mission
Durée estimée : 60 min
C'est l'aspect le plus important du lancement d'un projet : rallier l'équipe autour d'un objectif commun qui peut l'inspirer et la guider.
Commencez par partager la vision initiale, la mission et les tests de mission créés avant le lancement. Ensuite, divisez les participants en trois groupes : un pour la vision, un pour la mission et un pour les tests de mission.
Donnez à chaque groupe 20 minutes pour peaufiner les énoncés initiaux. Ensuite, réunissez le groupe pour qu'il présente et discute ses énoncés révisés.
Apportez les changements convenus, puis votez pour les accepter officiellement dans le cadre du projet. Vous pouvez (et devriez) affiner ces éléments plus tard dans le projet, à mesure que vous découvrez de nouvelles informations.
CONSEIL : VOTE ROMAIN
Essayez un vote romain pour obtenir rapidement une idée du consensus et/ou des préoccupations :
Pouces vers le haut = « Je suis d'accord »
Pouces de côté = « Je suis la mouvance »
Pouces vers le bas = « J'ai un doute »
7. Clôturez le lancement et mettez à jour l'affiche de projet
Durée estimée : 5 min
Invitez le responsable du projet à clôturer la réunion en remerciant le groupe pour sa collaboration, en donnant son feedback ou ses dernières réflexions et en récapitulant les prochaines étapes. Dans votre liste d'éléments d'actions, assignez à un membre de l'équipe la tâche de mettre à jour l'affiche de projet avec la vision, la mission et les tests de mission convenus.
Conseil : TRAVAILLEZ DUR, PROFITEZ DE LA VIE
Si une équipe ne prend pas de plaisir au travail, elle commence vite à s'ennuyer. Organisez un événement divertissant peu après le lancement, comme des jeux virtuels ou une activité sociale.
Suivi
Compléter les plans
Si vous disposez de suffisamment de temps lors de votre réunion de lancement ou lors d'une session séparée, vous pouvez utiliser d'autres scénarios pour continuer à définir les plans du projet.
- Définissez des objectifs et résultats clés.
- Élaborez un modèle de framework décisionnel DACI afin de déterminer qui dirigera le projet, qui sera responsable, qui sera consulté et qui sera informé.
- Définissez le calendrier, les tâches et les étapes importantes de votre projet afin de pouvoir établir des priorités en équipe.
Définir les prochaines étapes
Créez un plan de travail ou un backlog de tâches à l'aide d'un outil tel que Trello, un modèle de gestion de projet Jira ou un modèle de plan de projet Confluence.
Mettre à jour les plans
Au fur et à mesure que le projet avance, revoyez ces plans et la publication relative à votre projet afin de documenter les avancements réalisés et d'apporter les ajustements nécessaires.
Variations
Argumentaire éclair
Pour raccourcir la réunion, essayez de limiter le modèle aux questions concernant les heures de travail, l'environnement idéal, les préférences de communication et les styles d'apprentissage avant d'aborder des sujets plus longs et détaillés.
Rétrospective
Après l'activité destinée à briser la glace, exécutez un court scénario Rétrospective pour discuter de ce que vous avez appris des projets antérieurs et de la manière dont vous allez appliquer ces leçons au projet actuel.
Accords de coopération
Utilisez le scénario Accords de coopération pour établir un ensemble d'accords mutuels sur la manière dont l'équipe travaillera ensemble pour accomplir le travail de manière efficace et performante.
Rôles et responsabilités
Une fois que l'objectif de votre projet est convenu, déterminez les rôles individuels. Exécutez le scénario Rôles et responsabilités pour fournir aux membres de l'équipe des précisions sur la contribution de chacun à la réussite du projet. Ce scénario permet également d'identifier les lacunes dans les compétences ou les fonctions, afin de pouvoir les combler dès le début du projet.
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