Affiche de projet
Quand avez-vous lu pour la dernière fois un plan ou une charte de projet ? Essayez plutôt une affiche de projet pour définir la bonne manière d'aborder un problème, le périmètre du projet et la voie à suivre pour atteindre vos objectifs.
Temps de préparation
20 m
Durée
90 m
Personnes
3 à 10
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Soyez clairs sur le problème que vous souhaitez résoudre et les solutions possibles.
- Confirmez ce que vous savez déjà et ce que vous devez découvrir avant d'aller plus loin.
- Commencez à mettre en place un plan de projet que les gens utiliseront réellement et mettront à jour au fil du temps.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Espace de réunion ou visioconférence avec partage d'écran.
- Outil de collaboration digitale (voir les modèles).
Ressources du scénario
Comment créer une affiche de projet
Remplacez les chartes et plans de projet ennuyeux par une alternative amusante.
Une affiche de projet, qu'est-ce que c'est ?
Une affiche de projet est un outil de planification qui aide votre équipe à réfléchir au problème que vous essayez de résoudre, aux solutions possibles et au résultat final idéal.
Ne prenez pas le nom trop au pied de la lettre. Vous n'êtes pas obligé d'accrocher votre affiche de projet au mur, mais elle doit être facile à voir, comme une véritable affiche.
Quand faut-il créer une affiche de projet ?
Contrairement aux chartes de projet, les affiches de projet sont des documents évolutifs que votre équipe complète au fil des conversations. Créez un brouillon au début du projet, puis mettez-le à jour à mesure que vous explorez le domaine de votre problème, remettez en question des hypothèses, validez des solutions et recueillez le feedback.
Les affiches de projet sont-elles nécessaires pour chaque projet ?
Non. Les affiches de projet sont particulièrement indiquées lorsque vous devez résoudre des problèmes complexes ou saisir des opportunités comportant beaucoup d'inconnues.
Pourquoi est-il important de créer des affiches de projet ?
Des études montrent que le fait de suivre les étapes de création d'une affiche de projet contribue à :
- S'assurer que vous résolvez le bon problème
Résoudre le mauvais problème ou traiter un symptôme plutôt que la cause racine peut entraîner une perte de temps, d'efforts et de ressources. Cette étude a révélé que l'identification et la formulation correctes du problème sont souvent plus importantes que le processus de résolution. - Valider les hypothèses
Les hypothèses non identifiées et non validées peuvent contribuer de manière significative à l'échec d'un projet. Définir et valider clairement les hypothèses dans le cadre de ce scénario peut aider à améliorer la prise de décision, à renforcer la communication et à minimiser les risques. - Accroître l'engagement des parties prenantes
Dans cette étude, l'engagement des parties prenantes était étroitement lié à une plus grande satisfaction des parties prenantes et des sponsors. L'engagement était également un facteur prédictif significatif de la capacité d'un projet à respecter son budget et son calendrier.
1. Préparer le scénario
Durée estimée : 10 MIN
Les affiches de projet sont divisées en trois parties pour appuyer l'évolution de votre projet :
- Domaine du problème : expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour vos clients et pour l'entreprise. Soyez clairs sur les objectifs de votre projet et les solutions possibles.
- Validation : identifiez les lacunes dans les connaissances et les risques. Que savez-vous déjà ? De quelles informations avez-vous besoin pour confirmer ou infirmer vos hypothèses ?
-
Prêt à passer à l'action : visualisez la solution et élaborez un plan de projet.
Vous n'avez pas besoin de remplir l'affiche en une seule fois. Lorsque vous parcourez chaque section, référez-vous à d'autres artefacts issus d'autres projets ou notez d'autres scénarios que vous pourriez exécuter de nouveau, comme Framework DACI, Canevas d'expérience, Curseurs de la négociation, etc.
Prévoyez 60 minutes avec votre équipe lors de la première session afin de tenter de définir le problème et de fixer les objectifs de votre projet. Collectez et communiquez à l'avance toute information pertinente comme les notes issues des tests utilisateurs, les analyses, le feedback client, les études de marché, etc.
Conseil : DIVISEZ
Si vous travaillez avec une grande équipe, pensez à créer des salles de discussion ou à organiser plusieurs sessions avec des groupes plus restreints, afin que chacun puisse contribuer et se faire entendre.
2. Définir le domaine du problème
Durée estimée : 20 MIN
Commencez la première session en distribuant le modèle d'affiche de projet accompagné des instructions.
Guidez votre équipe à travers les questions du modèle, en commençant par le domaine du problème : la raison d'être du projet. Il doit inclure suffisamment de détails pour que les personnes extérieures à l'équipe puissent comprendre la raison de cette initiative et les objectifs de votre projet.
Essayez de parvenir à un consensus sur chaque section avant de passer à la suivante. Si vous êtes bloqués, ou si des membres de l'équipe ne partagent pas les mêmes idées, prenez le temps d'en discuter. Si vous ne parvenez pas à vous mettre d'accord, un membre de l'équipe devra assurer un suivi pour recueillir plus d'informations et les communiquer à l'ensemble de l'équipe.
Finalement, le propriétaire à temps plein du projet (c'est-à-dire le chef de projet) ou le sponsor exécutif pourrait avoir à trancher les divergences d'opinions en décidant de la voie à suivre.
Remarques :
Vous allez certainement réexaminer votre domaine de problème plusieurs fois avant de passer à l'action. À mesure qu'elles recueillent du feedback auprès de leurs sponsors et de leurs parties prenantes, les équipes réalisent souvent qu'elles n'ont pas posé les bonnes questions ou qu'elles ne répondent pas aux besoins des clients. Vous pourriez aussi vous apercevoir que vos hypothèses n'étaient pas tout à fait exactes. Ce n'est pas grave !
Plus vous obtiendrez de feedback sur le domaine de votre problème, mieux ce sera. Demandez aux parties prenantes, aux dirigeants et à toute autre personne qui, selon vous, possède les connaissances nécessaires de laisser des commentaires directement dans votre document collaboratif, comme votre page Confluence. De cette manière, toutes leurs idées seront regroupées au même endroit, et vous garderez une trace écrite à consulter au fur et à mesure de votre avancement.
ASTUCE : RECUEILLEZ RAPIDEMENT DU FEEDBACK
Ensuite, communiquez votre affiche aux sponsors du projet dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de séances futures à mesure que le projet évoluera.
3. Validation
Durée estimée : 20 min
Définir le domaine du problème vous oblige à émettre des hypothèses qui requièrent une validation ; ainsi, votre équipe et vos sponsors auront confiance en la solution.
Les réponses aux questions de « validation » figurant sur l'affiche peuvent au départ ressembler à une liste de choses à faire. Cependant, à mesure que le projet évoluera et que vous noterez vos observations dans cette section, l'affiche vous proposera une vue d'ensemble de votre démarche de validation et des informations que vous aurez récoltées.
Vos recherches devraient vous permettre de confirmer (ou d'infirmer) la solution potentielle et sa priorité relative avant d'aller plus loin. Si vous n'y parvenez pas, il vous faudra sans doute réexaminer le domaine du problème ou réfléchir à d'autres solutions.
Ne vous découragez pas ! Pour les projets de grande envergure, cela peut prendre des semaines, voire des mois. À mesure que vos recherches progressent, enrichissez cette section avec des résumés de vos observations et des liens vers de la documentation complémentaire.
ASTUCE : PARTAGER, C'EST AVANCER
Après la séance, faites part des leçons apprises à votre équipe et à d'autres personnes, et demandez-leur s'ils ont eux aussi appris quelque chose récemment.
4. Phase de préparation
Durée estimée : 20 min
Lorsque vous travaillerez sur votre affiche de projet pour la première fois, cette section sera vide et vous commencerez à la remplir à partir du moment où vous aurez formulé des conclusions quant à la solution à mettre au point, à une version idéalisée des livrables et aux efforts à déployer pour livrer.
Cette section permet de mettre en avant le plan de votre projet. En impliquant plusieurs membres de l'équipe avec des compétences diverses dans la phase de préparation et de questions, vous pouvez envisager tous les aspects de votre livraison et pour développer une compréhension commune indispensable à votre équipe.
Ce document est le fil conducteur de votre projet, alors assurez-vous que tout le monde peut le consulter au moment de se mettre au travail !
Suivi
Partagez
Il est normal de ne pas finaliser l’affiche de projet en une seule séance. Planifiez des séances de suivi avec votre équipe pour continuer le travail. Lors des prochaines séances, commencez par passer brièvement en revue les progrès et les changements depuis la dernière réunion.
Par ailleurs, veillez à vous réunir en équipe chaque fois que vous aurez recueilli du feedback important de la part des parties prenantes. En fonction de la taille de votre projet, du nombre d'objectifs fixés et du nombre de parties prenantes qui font part de leur feedback, vous devrez peut-être planifier plusieurs séances de suivi. C'est tout à fait normal et il est plus important de bien faire les choses que de les faire rapidement.
Variations
Équipes de direction
Si vous êtes chef de projet, vous êtes amené à traiter des enjeux plus globaux, avec des objectifs de plus grande envergure et des perspectives à long terme. Une fois que vous décidez d'une approche, davantage de personnes sont impliquées dans l'exécution tactique.
Les chefs de projet peuvent créer des affiches de projet qui sont stratégiques ou visionnaires plutôt que tactiques. Concentrez-vous sur la situation dans son ensemble et ne vous attardez pas dans les détails.
Les chefs de projet peuvent également exécuter ce scénario dans le cadre d'un cycle de planification annuel ou hors site. Dans ce cas, prévoyez 1,5 à 2 heures et faites quelques recherches au préalable afin de pouvoir créer une plus grande partie de l'affiche de votre projet pendant la séance. Partagez votre affiche avec l'ensemble de l'organisation en la présentant comme une stratégie qui s'étendra sur 12 mois.
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