Confluence-whiteboards gebruiken om teams op elkaar af te stemmen
Bij het beheren van projecten of campagnes waarbij verschillende teams samenwerken, is er veel ruimte voor mogelijke verwarring of afwijkingen. Naarmate een project vorm krijgt, kunnen mensen op verschillende afdelingen veranderingen aanbrengen die niet logisch zijn of werken ze aan taken die buiten de scope, de doelen en het budget vallen.
Omdat er zoveel verschillende mensen betrokken zijn bij één campagne of project, is communicatie van het grootste belang, maar het kan ook leiden tot inconsistentie. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het marketingteam een grote promotie of campagne lanceert zonder de verkoop of klantenservice hiervan op de hoogte te stellen. Dit leidt bij deze teams tot veel onverwachte aanvragen en vragen.
Bij teams die zijn verspreid over verschillende locaties of tijdzones is het nog moeilijker om problemen snel te corrigeren of op te lossen. Deze uitdagingen en tegenslagen kunnen echter allemaal worden voorkomen door een succesvolle afstemming van teams.
Als alle belanghebbenden op één lijn zitten, heeft iedereen duidelijkheid over de doelstellingen, begrijpt iedereen de beperkingen en prioriteiten, blijft iedereen op een consistente wijze communiceren en houdt iedereen projecten op schema. Maar hoe bereik je deze harmonie in het hele team? Implementeer beproefde methoden die zichtbaarheid, duidelijke communicatie en een uniform begrip van doelstellingen verbeteren met behulp van Confluence-whiteboards.
Best practices voor het afstemmen van teams
Volgens ons recente onderzoek behoort het beheer van belanghebbenden tot de vijf belangrijkste uitdagingen van bedrijfsleiders. Slechts 13% van de ondervraagde leidinggevenden zei dat hun teams op elk moment volledig op de hoogte zijn van ieders prioriteiten en de voortgang die is geboekt om die te bereiken. Dit wijst op een aanzienlijke kloof in communicatie en zichtbaarheid binnen organisaties met betrekking tot de afstemming van prioriteiten en voortgang.
Met de volgende essentiële werkwijzen kun je afstemming bevorderen, wat de manier waarop teams samenwerken en hun algemene prestaties verbetert.
- Definieer de doelen duidelijk: stel specifieke doelen vast zodat elk teamlid begrijpt wat de gewenste resultaten zijn en waar diegene op moet focussen. Deze doelen dienen als leidraad voor het werk dat nodig is om het project of de campagne te voltooien.
- Documenteer prioriteiten, processen en workflows: maak referenties voor de manieren waarop de verschillende fasen van elk project uitgevoerd moeten worden. Zorg dat iedereen hiertoe toegang heeft. Dit omvat de taken, processen en workflows met prioriteit waarin de operationele procedures voor onderzoek, communicatie, goedkeuringen, levering en andere relevante stappen worden beschreven.
- Identificeer rollen en verantwoordelijkheden: maak een overzicht van de rol van elke belanghebbende en diens verantwoordelijkheden om te laten zien wie verantwoordelijk is voor welke taken en beslissingen binnen het team. Deze informatie voorkomt verwarring, stroomlijnt de communicatiekanalen en zorgt ervoor dat iedereen weet met wie diegene contact moet opnemen over specifieke zaken.
- Zorg voor een gecentraliseerde projecthub: voeg al je documenten, referenties, materialen en workspaces samen in één enkele bron van waarheid. Dit creëert één speciale space waar iedereen toegang heeft tot alle actuele en nauwkeurige gegevens die ze nodig hebben.
- Asynchrone samenwerking: versterk connecties en verminder onnodige vergaderingen door middel van asynchrone samenwerking. Door digitaal te communiceren via berichten, samenwerkingsdocumenten en video kunnen teamleden onafhankelijk werken en tegelijkertijd op de hoogte en met elkaar verbonden blijven, ongeacht waar of wanneer ze aan het werk zijn.
- Retrospectieven met het team: voer regelmatig retrospectieven met het team uit om te reflecteren op voltooide projecten, verbeterpunten te identificeren en corrigerende maatregelen te treffen. Retrospectieven zorgen ervoor dat je continu leert en je continu kunt aanpassen, waardoor de effectiviteit en efficiëntie van het team voortdurend wordt bevorderd.
- Ondersteunende en open teamcultuur: ontwikkel een teamcultuur die actieve deelname, communicatie en vertrouwen bevordert. Stimuleer vragen en collectieve probleemoplossing, zodat iedereen zich op zijn gemak voelt om hulp te vragen en te geven. Door voortgang en prestaties te vieren, ontstaat er ook een sterkere teamband en worden prestaties verbeterd.
Functies van Confluence-whiteboard activeren om teams op elkaar af te stemmen
Confluence-whiteboards zijn het ultieme hulpmiddel om al deze best practices te implementeren. Confluence-whiteboards bieden een space waarin kan worden samengewerkt om projecten in kaart te brengen en te communiceren, zodat iedereen altijd op één lijn zit.
Met de functies van Whiteboard kun je projecttijdlijnen opstellen, prioriteiten bespreken en bepalen, en ideeën en stappen ontwikkelen voor elk project of elke campagne. Dit zijn enkele manieren om elke functie te gebruiken om alle belanghebbenden op elkaar af te stemmen:
Stemmen
Op whiteboards kun je stempels gebruiken om te stemmen op ideeën die op plaknotities of andere delen van de space zijn geplaatst. Dit is een gemakkelijke manier voor alle relevante belanghebbenden van een project of campagne om samen beslissingen te nemen op basis van ieders inbreng. De leiders van een project kunnen bijvoorbeeld een stempel gebruiken, zoals een duim omhoog of een plus-1-emoticon, om de taken met prioriteit voor het team te identificeren. Of het creatieve team kan emoticons van een hart of ster gebruiken om hun favoriete visuele assets of versie te selecteren voor een campagne.
Post-its
Met virtuele plaknotities kun je snel en eenvoudig ideeën noteren en op het whiteboard plaatsen. Je kunt ze op veel manieren gebruiken. Marketingteams kunnen ze gebruiken om te brainstormen over de elementen van een algehele marketingstrategie voor een product of klant of voor een individueel stuk inhoud. Projectmanagers kunnen ze gebruiken om de volgorde van een projecttijdlijn te bepalen of om de verschillende stappen van verschillende werkprocessen samen te stellen.
Stickers en stempels
Naast stemmen zijn stickers en stempels ook handig om visuele feedback te geven wanneer je snel de mening van het team wilt. Teamleden kunnen bijvoorbeeld stickers op whiteboards plakken tijdens retrospectieven om te laten zien wat ze vinden van verschillende aspecten van hun eigen werk of het project als geheel.
Opmerkingen en vermeldingen
Als je ideeën verder wilt bespreken met teamgenoten of meer context en details wilt toevoegen dan de stempels kunnen geven, gebruik dan opmerkingen en vermeldingen. Zet je mening op een plaknotitie door middel van een opmerking of gebruik een opmerking om individuele belanghebbenden te vermelden en hun aandacht te vestigen op specifieke delen van het whiteboard.
Iemand kan bijvoorbeeld een opmerking achterlaten en de projectmanager taggen over hoe diegene een deel van een proces zou wijzigen of herschikken. Of een teamleider kan een accountmanager vragen om aan een klant een element van een strategie voor te leggen dat op een whiteboard is vastgelegd door diegene te vermelden in een opmerking.
Sjablonen
Confluence heeft veel kant-en-klare sjablonen, zodat je een beproefd kader voor verschillende oefeningen kunt volgen als je niet steeds helemaal opnieuw wilt beginnen. Enkele die bijzonder nuttig zijn voor het afstemmen van belanghebbenden zijn onder andere:
- Prioriteitsmatrix: een duidelijke en eenvoudige manier om te visualiseren wat onmiddellijk moet worden gedaan en wat later kan worden gedaan, of om bepaalde taken belangrijkheid toe te wijzen. Je kunt taken ook indelen met labels zoals 'vereist' en 'verlangen'.
- Netwerk van teams: een grafiek waarin elke belanghebbende die betrokken is bij een campagne of project wordt geïdentificeerd en wat hun rol is. Whiteboards zijn het perfecte platform om samen te werken voor het organiseren van een live netwerk van teamoefeningen om de soorten teams en hun mate van betrokkenheid te bepalen.
- Jaaragenda: een agenda om de kick-offs, deadlines en andere belangrijke mijlpalen en tijdstippen voor projecten en campagnes te plannen.
Openbare links
Als je eenmaal klaar bent met een whiteboard of de mening van je externe belanghebbenden wilt horen, kun je het whiteboard delen via een openbare link. Bureaus kunnen bijvoorbeeld redactionele agenda's delen met klanten ter goedkeuring, of klanten kunnen briefings of ideeënborden voor campagnes delen met de partners van hun bureau.
Lees dit artikel voor meer informatie over openbare links.
